Charges locatives récupérables : définition et liste légale
Charges locatives récupérables : la liste légale de 1987, ce que le bailleur peut refacturer, comment calculer les provisions et régulariser chaque année.
L’essentiel
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- Margaux Perrin
Les charges locatives récupérables sont les dépenses que le propriétaire avance pour le fonctionnement et l’entretien du logement ou de l’immeuble, puis refacture au locataire lorsque le bail le prévoit. Leur liste est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987 : elle est limitative, ce qui signifie qu’un poste absent du texte ne peut pas être réclamé, même si le propriétaire l’a réellement payé.
Que sont les charges récupérables ?
Le principe est simple à énoncer, plus délicat à appliquer : le propriétaire règle certaines dépenses liées à l’usage courant du logement ou de l’immeuble, puis les récupère auprès du locataire, en provision mensuelle ou en régularisation annuelle. Ce mécanisme est encadré par l’article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, qui renvoie lui-même à un texte réglementaire pour fixer la liste des postes concernés.
Ce texte, c’est le décret n°87-713 du 26 août 1987. Il ne laisse pas de place à l’interprétation libre : selon service-public.gouv.fr (fiche F947), un poste de dépense qui n’y figure pas ne peut pas être répercuté sur le locataire, sauf disposition légale postérieure venue le compléter. C’est cette liste, et son application au cas par cas, qui structure toute la suite de cette page.
Ce que le bailleur peut refacturer
Le décret regroupe les charges récupérables en plusieurs familles. La première couvre les services rendus liés à l’usage du logement : l’eau lorsqu’elle est distribuée collectivement, le chauffage collectif, ou le fonctionnement d’équipements partagés comme l’ascenseur. Pour l’ascenseur, le texte vise notamment les visites de contrôle et les réparations courantes ; pour le chauffage collectif, il vise le combustible et l’entretien de l’installation.
Une deuxième famille regroupe l’entretien courant des parties communes : produits et petit matériel, éclairage des couloirs et des entrées, menues réparations liées à l’usage normal des équipements partagés. Une troisième concerne les dépenses de personnel d’entretien, comme un concierge ou un gardien : le décret encadre la part de son temps consacrée à l’entretien qui peut être récupérée, selon les conditions et limites qu’il fixe. Enfin, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères est récupérable si le bail le prévoit expressément.
Ce qu’il faut retenir avant tout, c’est le caractère limitatif de cette liste : un poste qui n’y figure pas — même s’il a un lien avec le logement — ne peut pas être facturé au locataire sauf texte ou clause spécifique venant l’y ajouter.
Provisions, justificatifs et régularisation
Concrètement, deux façons de facturer coexistent. La première consiste à demander une provision, en général mensuelle, calculée sur une estimation des charges de l’année. La seconde ajuste chaque année cette provision au réel : c’est la régularisation. Le bail doit préciser la méthode retenue, sa périodicité, et la façon dont les justificatifs seront communiqués au locataire.
Le propriétaire doit pouvoir produire ces justificatifs : factures, contrats d’entretien, relevés transmis par le syndic lorsque le logement est en copropriété. Sans eux, une demande de régularisation est fragile. Le juge peut d’ailleurs écarter un rappel de charges qu’il jugerait tardif ou présenté de façon déloyale envers le locataire, selon service-public.gouv.fr.
Trois clauses méritent d’être écrites noir sur blanc dans le contrat : le mode de calcul de la provision, la date à laquelle la régularisation intervient chaque année, et la manière dont le locataire peut consulter les pièces justificatives. Cette précision évite l’essentiel des contestations lors de la clôture de l’exercice.
Copropriété, chauffage, colocation, meublé
En copropriété, la répartition des charges entre les lots suit le règlement de copropriété et les comptes arrêtés par le syndic, selon une clé qui repose le plus souvent sur les tantièmes. Le propriétaire bailleur doit s’appuyer sur ces documents pour établir ce qu’il refacture à son locataire, plutôt que sur une estimation personnelle.
Le chauffage appelle une distinction simple. En chauffage collectif, le combustible et l’entretien de l’installation commune entrent dans la liste récupérable. En chauffage individuel équipé d’un compteur propre au logement, c’est la consommation du locataire lui-même qui est en jeu : elle relève d’un autre mécanisme que celui des charges communes, et dépend de l’installation en place.
En colocation, rien n’empêche de préciser dans le bail, ou dans une annexe, la quote-part de charges attribuée à chaque colocataire : c’est une clause de confort qui limite les désaccords internes, sans changer la nature des charges récupérables elles-mêmes. En location meublée, le même décret s’applique aux baux d’habitation régis par la loi de 1989 ; la façon dont il joue dépend du régime exact du contrat, à vérifier au cas par cas plutôt qu’à présumer.
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Les erreurs qui exposent le bailleur
La faute la plus fréquente consiste à refacturer un poste absent de la liste du décret, en misant sur le fait que la dépense est réelle et légitime : la légitimité de la dépense ne suffit pas, seule sa présence dans le texte réglementaire compte. Vient ensuite la demande sans justificatif : un montant réclamé sans facture ni relevé s’expose à être contesté, et le propriétaire perd alors l’avantage du doute.
Autre confusion classique : mélanger charges récupérables et travaux d’entretien majeur, qui restent à la charge du propriétaire même s’ils concernent un équipement commun. Une réparation lourde de la chaudière collective, par exemple, ne se compare pas à son entretien courant. Enfin, une régularisation présentée trop longtemps après l’année concernée peut être écartée par le juge comme tardive ou déloyale envers le locataire — mieux vaut régulariser chaque année, sans attendre.
Documents à annexer au bail
La liste des charges récupérables gagne à être annexée au contrat de location : le locataire sait ainsi, dès la signature, ce qui pourra lui être facturé et sur quel fondement. À cette annexe s’ajoutent utilement quelques mentions pratiques, qui évitent les questions en cours de bail plutôt que d’y répondre après coup.
En cas de désaccord
Un désaccord sur les charges — montant contesté, absence de justificatif, délai jugé trop long — ne débouche pas nécessairement sur une procédure longue. La commission départementale de conciliation peut être saisie en amont, sans frais d’avocat obligatoire. L’ADIL du département informe aussi bien le propriétaire que le locataire sur leurs droits respectifs, sans trancher elle-même le litige. Si aucun accord n’est trouvé, le juge des contentieux de la protection est compétent.
Dans tous les cas, conserver l’ensemble des justificatifs — factures, contrats d’entretien, relevés du syndic — reste la protection la plus sûre du propriétaire comme du locataire : c’est sur ces pièces que se construit, ou s’effondre, une demande de régularisation. Pour les questions liées à l’état du logement lui-même en fin de bail, l’état des lieux de sortie et le sort du dépôt de garantie suivent des règles distinctes, à ne pas confondre avec la régularisation des charges.
Questions fréquentes
Le propriétaire peut-il refacturer n’importe quelle dépense d’entretien ?
Non. Seules les dépenses listées par le décret n°87-713 du 26 août 1987 sont récupérables ; un poste absent du texte reste à la charge du propriétaire, même s’il concerne l’entretien de l’immeuble.
Faut-il justifier chaque montant de régularisation ?
Oui. Le propriétaire doit pouvoir produire les factures, contrats ou relevés correspondants ; à défaut, la demande peut être contestée, et un rappel présenté trop tardivement peut être écarté par le juge.
Comment sont réparties les charges récupérables en copropriété ?
Selon le règlement de copropriété et les comptes arrêtés par le syndic, généralement au prorata des tantièmes du lot loué, et non selon une estimation personnelle du propriétaire.
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est-elle toujours récupérable ?
Elle l’est seulement si le bail le prévoit expressément ; ce n’est pas une charge automatiquement transférée au locataire.
Les charges d’un chauffage individuel suivent-elles la même règle ?
Non : en chauffage collectif, le combustible et l’entretien de l’installation commune entrent dans la liste récupérable ; en chauffage individuel avec compteur propre au logement, c’est la consommation du locataire qui est en jeu, selon un mécanisme distinct.
Que faire si le locataire conteste une régularisation ?
La commission départementale de conciliation ou l’ADIL du département peuvent être saisies avant toute procédure ; à défaut d’accord, le juge des contentieux de la protection est compétent.
Les charges ne sont qu’une partie de la relation financière avec le locataire : la révision annuelle du loyer selon l’IRL, les règles d’encadrement des loyers dans certaines villes et l’assurance propriétaire non occupant complètent le tableau. Si vous préférez déléguer les régularisations, une gestion locative s’en charge pour vous.
Cette page présente le cadre général des charges locatives récupérables ; elle ne remplace pas l’avis d’une ADIL, d’un syndic ou d’un professionnel du droit pour une situation particulière, notamment lorsque le règlement de copropriété comporte des clauses spécifiques.
Rédactrice · villas, locations, rénovations
Margaux Perrin suit la location, le DPE, la rénovation et la gestion des logements loués pour alphavilla.fr, et vérifie chaque règle sur les textes officiels avant publication.
